5. 關注ISO9001質量管理體系工作的常見缺陷

ISO9001質量管理體系工作的缺陷實際上是企業日常管理的不足，它與工程施工的“質量通病”十分相似，簡單容易消除，但普遍而且經常發生，難以根治。深入ISO9001質量管理體系，根治“通病”，是企業強化管理，增強競爭力的重要步驟。

5.1. 管理者不讀文件。少數管理者甚至對與自己強相關的文件也基本不看，對文件的理解當然不可能到位，也不知道轄區內還有何事要做，更不清楚怎么做才算符合要求。如此情形去推進ISO9001質量管理體系，必然是心有余而力不足。有的領導為了應付檢查，抱著“油多不壞菜”的想法，炮制大量的文件資料與記錄，其中絕大部分是無效勞動，員工不堪重負，ISO9001質量管理體系工作窮于應付，人走茶涼。

5.2. 疏于策劃。許多管理者事前對過程實施多少有所考慮，但僅限于直觀感覺，并未將“考慮”上升到“策劃”的高度，當然也不可能對過程實施的目標指標、文件、記錄、資源、方法等系統化、書面化，不利于內部交流、細化實施與對照檢查。對于繁瑣的日常工作，僅靠主要領導的經驗與責任心，即使過程的結果符合預期，也不能表明結果的必然性。只有成熟穩定的管理體系，才能使所有的結果都是事先策劃的，是一種必然，而不論過程的復雜程度。

5.3. 計劃與實際過程脫節。計劃本應是策劃的結果，其作用是指導過程實施。而在一些組織，計劃的形成往往是因為顧客、上級、程序文件與其它外部要求，或者是習慣使然，純屬被動產物，計劃者既未對過程進行識別、分解與策劃，也不打算用之指導過程實施，這樣的計劃必然簡單粗糙，編完后束之高閣實屬正常。

5.4. 忽視文件資料與記錄管理。文件資料與記錄管理是企業最重要的基礎管理工作之一，正因為普通，也就容易被忽視。有的管理者經手的資料、記錄一大堆，既不分類，又不編目，以至查詢不便，數量不清，容易遺失。各級組織均應明確資料員及其職責，本級各類文件資料最好定期交付，由資料員集中管理。資料員和其他所有管理者持有的文件、資料、記錄的管理狀況均應符合標準要求，這既是管理規范化的需要，也是經濟活動的要求。

5.5. 內審活動教條化。內審員只講哪些不符合標準和程序文件要求，要怎么做，而沒有充分解釋為什么？受審核方始終不理解活動要求的內涵，只能就事論事，無法舉一反三，總是犯同樣的錯誤。內審員應當注重培訓，首先要關注對方是否理解，也就是先解決“意識”問題，然后才是方法——怎么做。

5.6. 不重視與受審核方主要領導的交流。審核員往往過分關注“活動”是否符合要求，而忽視“體系”，正所謂一葉障目。體系是由領導特別是主要領導推動建立的，如果其漠然處之，沒有把ISO9001質量管理體系當成改進本單位管理的手段，那么，對該組織審核的重點就不應該是“活動”，而是“領導意識”。在員工素質不夠高的前提下，成功的管理模式并不一定能被隨意復制到所有場所，其間，領導尤其關鍵，這就是八項管理原則中“領導作用”的具體表現。很多情況下，領導意識決定了該級組織的績效，因此，內審員要把“與受審核方主要領導的交流”當成內審的主要內容之一。